Сложность форума была не только в сценах и экранах: нужно было синхронизировать три зала, партнёрскую экспозицию, питание, интернет и уведомления для сотен специалистов.
Cisco IT Forum собрал более 500 специалистов IT-сектора и информационной безопасности. Заказчик формировал программу и состав спикеров, а команда проекта отвечала за регистрацию, технику, выставку, навигацию, питание и связь между всеми частями форума.
Программа шла параллельно в трёх пространствах. Экраны, проекторы и технические команды должны были вовремя запускать сессии, пока хостес встречали гостей, выдавали ланьярды и объясняли программу и расположение зон.
В мобильное приложение вынесли расписание и push-уведомления о начале и окончании сессий, кофе-брейках и обеде. Хостес помогали участникам установить и использовать сервис, поэтому цифровая навигация не оставалась без поддержки на месте.
Ресторан не вмещал всех участников одновременно, поэтому обед разделили на два потока. Уведомления направляли каждую группу в своё время и помогали вернуть аудиторию к деловой программе без одной большой очереди.
Для сотен подключённых устройств установили дополнительные усилители сигнала и обеспечили входящий и исходящий трафик. Связь была частью производственной схемы форума, а не обычным гостевым Wi‑Fi.
Партнёрскую выставку дополнили автосимуляторами, VR-велогонкой и облачной фотозоной из объёмного облака и гибкого неона. Интерактивы объясняли технологическую тему через действие и соревнование, а не только через стенды.
За два дня прошли 24 часа выступлений на двух сценах и работали восемь партнёрских экспозиций. Три зала, питание, приложение, интернет и интерактивные зоны были связаны одной системой уведомлений и навигации.
